Uhrazeno/Neuhrazeno… tak jak tedy?

Pohledávky v systému proplat.to jsou evidovány jako řádně poskytnuté před-financování. Specifickým parametrem této formy financování je fakt, že poskytnuté finanční prostředky jsou následně (po uplynutí doby splatnosti) hrazeny jednou platbou odběratele. Nejedná se o standardní úvěr, u kterého by existovalo něco jako splátkový kalendář. Samozřejmě i v našem systému existuje možnost částečné úhrady faktury, nicméně celkové vypořádání poskytnutého před-financování probíhá na základě úhrady celé poskytnuté částky.

Z tohoto pohledu ale mohou nastat (a nastávají) případy, kdy z důvodů software odběratele, nebo i chyby „lidského činitele“ dojde k úhradě jiné částky, než jaká je uvedena na faktuře. Obecně tedy částky nižší, ale může dojít i k úhradě částky vyšší. Pro zamezení jakékoliv možnosti chybného zaúčtování plateb je systém proplat.to nastaven tak, že k automatickému zaúčtování úhrady dojde tehdy, pokud je na náš účet zaslána správná částka (plus ostatní atributy platby).

  • v případě, že je odběratelem zaslána částka nižší než je fakturována, systém dále eviduje fakturu jako neuhrazenou a čeká na úhradu zbylé části faktury.
  • v případě, že systém eviduje přijatou částku vyšší, než je na faktuře, pak je vypořádání této faktury převedeno na ruční zpracování.

Obě tyto varianty již samozřejmě nastaly. Pro dodavatele a investory má tato situace zajímavé souvislosti. Pokud dojde k úhradě částky nižší než fakturované, v seznamu plateb je zobrazena velikost částečné úhrady a faktura dále vedena jako neuhrazená, včetně evidence „ve splatnosti“ nebo „po splatnosti“. Typicky se jedná o stav, kdy je uhrazeno pouze před-financování (90%), nikoliv celková výše faktury. Standardně je problém na straně odběratele vyřešen v souvislosti s našim upozorněním na chybějící úhradu faktury.

Úhrada částky vyšší než před-financování není tak častá, ale vyskytuje se také. Konkrétní příklad nastal, když odběratel uhradil dvě faktury jednou platbou, do poznámky u platby pak uvedl dvě čísla hrazených faktur. Samozřejmě, že systém proplat.to rozeznal pouze variabilní a specifický symbol pro jednu platbu. Platba se pak v systému tváří jako „Uhrazeno 100%“ ale datum Uhrazeno dne není vyplněno. Tento stav je nutné aktivně řešit osobním zpracováním transakcí, respektive účetním rozdělením úhrady v rámci systému proplat.to.

A proč jsme napsali tento článek? Protože nikdy nevíte, co se může stát. Tedy například stav, kdy odběratel uhradil fakturovanou částku „před zaokrouhlením“, ale fakturovaná částka byla „po zaokrouhlení“. Pokud tedy na účet proplat.to dorazila částka 27.076,90 Kč místo 27.077,00 Kč, systém správně čekal na úhradu 0,1 Kč, tedy 10 haléřů. V procentním vyjádření tedy bylo uhrazeno 99,99963% částky. My, dodavatel i investor tedy v systému vidí, že uhrazeno je (po zaokrouhlení na 2 desetinná čísla) celkem 100,00% a všichni se diví, proč není transakce uzavřena. Příště už budeme vědět. A samozřejmě v rámci příští aktualizace systému učiníme drobnou úpravu této funkce :-).